Účelem tohoto dokumentu je seznámit Vás (subjekty údajů) s Vašimi právy a poskytnout Vám srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno. Vážíme si Vaší důvěry, se kterou nám své osobní údaje poskytujete. Při zpracování osobních údajů postupujeme dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen jako „GDPR“), které vstoupilo v účinnost dne 25. 5. 2018.

Jen pro úplnost uvádíme, že předpokládáme, že veškeré údaje, které nám sami poskytnete, jsou údaji pravdivými a aktuálními a že v případě, kdy dojde v tomto směru ke změně, budete nás o ní bez zbytečného prodlení informovat, aby mohla být zjednána včasná náprava.

I. Principy zpracování osobních údajů

• Veškeré osobní údaje zpracováváme vždy zákonně, korektně, spravedlivě, transparentně a odpovědně.
• Zpracování je účelově omezené, což znamená, že zpracováváme osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, přičemž osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
• V rámci minimalizace údajů zpracováváme přiměřené, relevantní a omezené osobní údaje, a to v rozsahu nezbytném ve vztahu k účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.
• Zpracováváme přesné a aktualizované osobní údaje – pokud jsou osobní údaje nepřesné, zajistíme jejich opravu či případně výmaz, k čemuž můžeme požadovat Vaši nezbytnou součinnost.
• Uchováváme osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány.
• Zajišťujeme, aby všechny naše IT systémy a další úložiště, kde máme uloženy osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob k informacím (např. prostřednictvím firewallu, antivirové ochrany, přísných požadavků na hesla, přihlašování do systémů atd.).
• Zajišťujeme, aby všechny dokumenty, kde jsou osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob. Tyto dokumenty jsou uloženy v uzamykatelných skříních, v uzamykatelných kancelářích, popř. jsou zabezpečeny jinými obdobnými zabezpečovacími prostředky (EZS, trezorové skříně apod.).

II. Správce osobních údajů

Holding BICZ, který sestává ze společností:

BICZ a.s., se sídlem Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4 – Krč, IČO: 06969321

BICZ BOND 2020 s.r.o., se sídlem Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4 – Krč, IČO: 08608245

BICZ Core Operations s.r.o., se sídlem Jana Masaryka 1316/16, 500 12 Hradec Králové, IČO: 26205939

BICZ Design s.r.o., se sídlem Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4 – Krč, IČO: 08126496

BICZ Finance a.s., se sídlem Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4 – Krč, IČO: 07921551

BICZ Charity s.r.o., se sídlem Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4 – Krč, IČO: 08126216

BICZ Real Estates a.s., se sídlem Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4 – Krč, IČO: 08136416

(dále jen „Správce“).

III. Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?

Zpracováváme údaje, které nám sami poskytnete. V konkrétních případech může jít zejména o poskytnutí údajů v souvislosti s uzavřením smluvní dokumentace mezi Vámi a námi v souvislosti s nabídkou zprostředkování koupě, prodeje či najmu nemovitých věcí a k tomu veškerý právní, finanční a poradenský servis, při osobním kontaktu (včetně údajů předaných při prohlídkách nemovitých věcí), telefonicky, písemně, e-mailem nebo jinými komunikačními prostředky.

Pokud pro zpracování některých osobních údajů pro konkrétní účely zpracování musíme mít Váš souhlas, pak takové údaje k danému účelu zpracováváme jen s Vaším souhlasem.

Osobní údaje, které zpracováváme:

E-mail, jméno, příjmení, titul, adresa, doručovací adresa, datum narození, věk, rodné číslo, IČO, DIČ, telefonní číslo, informace o objednaných službách, informace o tom, jaké služby jsme Vám poskytli, údaje o nemovitých věcech, jejichž prodej, koupi, nájem Vám zprostředkováváme (ve spojení s dalšími údaji).

Holding BICZ nezpracovává o svých klientech zvláštní kategorii osobních údajů tzv. citlivé údaje a nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.

IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?

1. Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

Abychom s Vámi mohli uzavřít smluvní dokumentaci a vést i s tím související komunikaci s Vámi, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: jméno, příjmení, rodné číslo či datum narození, telefon, e-mail, adresa, státní občanství, rodinný stav, číslo účtu, číslo průkazu totožnosti a dobu jeho platnosti.

Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo plnění smluvních povinností ze smlouvy či jiného smluvního dokumentu uzavřených mezi námi a Vámi. Přitom nemusí jít vyloženě o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsané. Může jít např. i o smlouvu uzavřenou ústně, po telefonu.

K tomuto účelu osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.

2. Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů

Abychom dostáli povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví a daňového práva a povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřením proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu („AML zákon“), zpracováváme tyto údaje:

• jméno, příjmení
• rodné číslo
• datum a místo narození
• trvalý pobyt
• státní občanství
• číslo občanského průkazu nebo jiného dokladu totožnosti
• vydal/platnost do

Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají.

3. Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby

Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto Vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme:

Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely uchováváme data po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo dle povinné doby archivace. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.

V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám mohou pomáhat další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Pokud k takové situaci dojde, se zpracovateli budeme mít uzavřené písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby Vaše údaje zůstaly v bezpečí.

Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

VI. Informace o dalších vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů

1. Právo na přístup k osobním údajům

Jedná se o právo na potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.

2. Právo na opravu osobních údajů

Jedná se o právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

3. Právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)

V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali Vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).

4. Právo na omezení zpracování

V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů.

5. Právo na přenositelnost údajů

Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, máte právo požadovat přímo předání jinému správci.

6. Právo vznést námitku

V případech, kdy osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudeme údaje zpracovávat, pokud náš oprávněný zájem nebude převažovat nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami.

7. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že dochází k porušování Vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů.

VII. Provedení zabezpečení ochrany osobních údajů

Uložení dat, tedy Vašich osobních údajů v elektronické podobě je činěno prostřednictvím softwarového zabezpečení, jehož přístup je chráněn přístupovým heslem. Uložení Vašich dat a kontaktních údajů v mobilním telefonu či jiném přenosném zařízení je chráněno přístupovým heslem určeným vlastníkem daného zařízení.

Listinné podoby dokumentů, jež obsahují Vaše osobní údaje a data dle shora uvedeného jsou chráněny uložením do archivu listin, který je jištěn uzamykatelným zámkem a přístup k těmto mají jen správcem určené osoby.

V případě dalších dotazů ke zpracování Vašich osobních údajů je možné nás kontaktovat na klientské lince: +420 775 774 011, info@bicz.cz.

Společnosti holdingu BICZ jsou správcem a zpracovatelem osobních údajů kandidátů na pracovní pozice.

1. Účely a doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje kandidátů specifikované níže jsou zpracovávány k následujícím účelům:
a) Výběr vhodného zaměstnance v rámci probíhajícího výběrového řízení (uzavření pracovněprávního vztahu).
Pro výběr vhodného zaměstnance a následné uzavření pracovní smlouvy (případně DPP či DPČ) je nezbytné zpracovávat osobní údaje kandidátů zapojených do výběrového řízení. Pro výběr vhodného zprostředkovatele, dodavatele služeb a následné uzavření mandátní smlouvy či smlouvy o dílo. Tento účel je naplněn ukončením výběrového řízení.

b) Ochrana oprávněných zájmů Zaměstnavatele (obrana Zaměstnavatele)
V důsledku výběrového řízení budou osobní údaje neúspěšných kandidátů uchovávány také po jeho skončení za účelem ochrany oprávněných zájmů Zaměstnavatele. Toto zpracování se tak týká zejména ochrany před možným sporem s kandidátem ohledně jeho nepřijetí či před kontrolou vedenou kontrolními orgány. Osobní údaje budou uchovávány až po dobu 3 let od skončení výběrového řízení (promlčecí doba); případně i déle, pokud by probíhala následně kontrola či soudní řízení.

2. Rozsah zpracování osobních údajů
Rozsah osobních údajů striktně odpovídá účelům jejich zpracování. Správce tak bude zpracovávat zejména osobní údaje uvedené v životopisu kandidáta, případně v dalších jím předaných dokumentech (dokladech o vzdělání, motivačních dopisech aj.), a dále i údaje předané osobně v průběhu pohovorů apod.

3. Způsob zpracovávání a ochrany údajů
Osobní údaje kandidátů jsou získávány zejména přímo od kandidáta (např. předáním životopisu). Osobní údaje jsou také shromažďovány v rámci činnosti konkrétního zaměstnavatele (např. hodnocení personalisty či manažera). Údaje mohou být získány i z jiných zdrojů, například v rámci profesních sociálních sítí či od personálních agentur.

4. Předávání (zpřístupnění) osobních údajů
Správce nepředpokládá předávání či zpřístupnění údajů kandidátů třetím stranám. Nelze ale vyloučit předání údajů partnerům a poradcům, pokud pro to bude existovat oprávněný zájem. Dále může být povinné zpřístupnění zejména státním orgánům a dalším institucím.

5. Práva kandidátů
Kandidát má právo požadovat přístup ke svým údajům, jejich kopii, opravu nebo výmaz (pokud již pominul účel zpracování, pokud kandidát souhlas odvolá nebo pokud jsou zpracovávány protiprávně), popřípadě omezit jejich zpracování, jakož i právo dané GDPR na přenositelnost osobních údajů, a to za podmínek článků 15 až 21 GDPR. Za splnění zákonných požadavků (článek 21 GDPR) má kandidát právo vznést námitku proti zpracování svých údajů. Kandidát má právo podat stížnost ohledně nakládání s jeho údaji Úřadu pro ochranu osobních údajů.

V případě dalších dotazů ke zpracování Vašich osobních údajů je možné nás kontaktovat na klientské lince: +420 775 774 011, info@bicz.cz.